影響溝通計劃和項目溝通要求的主要因素有以下這些。

項目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。

項目干系人分析的結(jié)果。

報告關(guān)系。

項目涉及的職能領(lǐng)域。

參與項目的人數(shù)。

項目干系人所在的地方。

每位項目干系人的信息需求。

項目團隊成員的經(jīng)驗級別。

技術(shù)可得性。

信息需求的緊急性和需要的頻率。

想要的項目溝通形式。

項目的預(yù)期時長。

項目在組織層面的風(fēng)險級別。

對終端消費者的預(yù)期變更影響。

組織文化。

所需的外部溝通級別。

采購合同。

法律顧問提出的限制。

給項目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。

在項目溝通管理計劃中記錄這些信息。

確保將所有正式的項目溝通(以及實現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項目進度計劃中。

優(yōu)先處理：項目溝通不要走捷徑;尊重項目干系人。

展現(xiàn)風(fēng)度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來。

言出必行：如果你說了要做什么事情，就要去做。

在計劃或執(zhí)行項目溝通的時候，要牢記5個C。

清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語。

簡潔(Concise)：抓住重點;不讓信息漫無邊際。

禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語調(diào)。

一貫(Consistent)：使用恰當(dāng)?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達一樣的信息。

令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

如果想進行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個方面。

投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。

采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達的意思。

采用最適合聽眾的溝通媒介，要懂得變通。

調(diào)整溝通的內(nèi)容來最大限度地滿足每個目標(biāo)聽眾(項目團隊、客戶、高級管理層以及/或人事管理層)的信息需求。

要重視，注意反饋信息，如果所做的事情沒有效果，要樂意去調(diào)整。

不要假設(shè)別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認(rèn)。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。

高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎(chǔ)之上的。要樂于花時間去同關(guān)鍵的項目干系人建立一對一的關(guān)系，特別是在項目早期的時候。此外，注重關(guān)系有助于建立開放、誠信的環(huán)境，更有利于處理項目難題。

通過溝通計劃讓目標(biāo)聽眾了解，保持前后一致。預(yù)見額外的信息需求。永遠不要讓項目干系人心生疑惑或者先找你。

在華為創(chuàng)立初期，曾一度出現(xiàn)工作結(jié)果和預(yù)期目標(biāo)不相符的問題，讓公司多次陷入危機。那時候，無論是計劃部門還是員工，都承受了很大的壓力。

公司不得不通過咨詢找出原因，在訪問了一些員工之后得知：大部分項目經(jīng)理在領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)后，竟然不清楚自己應(yīng)該在什么時間執(zhí)行任務(wù)、什么時間完成、怎么去操作、具體完成到什么程度才算合格。這些人習(xí)慣于聽到任務(wù)以后，什么都不考慮，召集幾個員工就埋頭干起來，也不管自己理解的任務(wù)跟領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)是否一樣。

華為項目經(jīng)理的這種工作態(tài)度值得提倡，也令人敬佩，這也是華為之所以能夠迅速行動的關(guān)鍵之一。不過，這并不意味著他們是合格的項目管理者。合格的項目管理者應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖做正確的事，而且是高效地做事。

可能會有人把問題歸咎于上級領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒有把項目任務(wù)交代清楚。事實上，領(lǐng)導(dǎo)交代不清楚是一方面的原因，更主要的問題還是在于自己，是自己沒有去確認(rèn)和溝通。

所以，缺乏有效的溝通環(huán)境對項目來說是災(zāi)難性的。沒有有效的溝通與交流，決策傳遞將會受阻并停滯。雖然大多數(shù)人都知道有效溝通對于項目很關(guān)鍵，但在絕大多數(shù)項目管理體制設(shè)計和實踐中，溝通管理往往是最容易被忽視的。

溝通上所花的時間和精力對項目的成功有著決定性作用，它不僅造就了成功的項目經(jīng)理，也造就了成功的項目。有效的溝通是成功項目的典型特征之一，作為項目啟動過程的一部分，項目核心團隊?wèi)?yīng)該撰寫一份溝通計劃。

項目溝通的兩大類別是：與關(guān)鍵者溝通；與項目團隊溝通。

對于關(guān)鍵者，項目團隊?wèi)?yīng)該尋求以下這些問題的答案：

誰需要項目的信息？

他們需要項目的哪些信息？

他們需要信息的頻率？

采用何種方式能夠最有限地傳遞信息？

利益相關(guān)者分享是溝通計劃的關(guān)鍵輸入變量。與關(guān)鍵利益相關(guān)者溝通的有效方式是為每一個相關(guān)者構(gòu)建一個溝通矩陣。

溝通計劃的第二個關(guān)注維度是團隊內(nèi)部溝通。

當(dāng)團隊成員辦公地點接近時，最重要的團隊溝通方式是項目例會。項目例會召開的頻率視項目而定，過多的會議不是好事。但是，頻率適當(dāng)?shù)臅h可以使團隊在問題尚小之前能夠發(fā)現(xiàn)和解決。在時間短、強度高的項目中，晨會對于團隊成員匯報工作還是相當(dāng)必要的。一些公司的晨會站著開，鼓勵就關(guān)鍵信息作簡短扼要的報告。

除非確實有緊急事務(wù)，否則項目會議的召開不能出乎團隊成員的意料。這樣，在項目啟動階段，項目團隊?wèi)?yīng)該明確多久、何時、何地召開會議。這可以幫助團隊成員達成一致，并使他們很好地與其他工作結(jié)合起來。

在華為，善于溝通不僅是項目管理的重要手段，而且是每個華為人的基本職業(yè)技能。

為了避免在工作過程中出現(xiàn)對接障礙，華為公司要求員工在項目工作開始之前就做好溝通，在適當(dāng)?shù)臅r間、將適當(dāng)?shù)男畔ⅰ⑼ㄟ^當(dāng)前的渠道，發(fā)送給適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)方，這就是華為的“溝通三原則”。

溝通及時是華為員工遵守的首要原則。華為員工會將必要的信息第一時間向利益相關(guān)方傳達，以保證上下、平行溝通渠道的順暢。

信息準(zhǔn)確是溝通的第二原則。不論是書面還是口頭溝通，華為員工都會準(zhǔn)確地傳達信息。為了保證溝通信息的準(zhǔn)確性，華為員工會借助金字塔思維工具。在金字塔頂端的是綜述，既要表達的觀點、問題、看法和結(jié)論。接著會針對上一級的內(nèi)容一層一層地展開，直到信息足夠準(zhǔn)確為止。

嚴(yán)格控制信息傳遞的量，這是溝通要遵守的第三個基本原則。因為信息過多傾聽者容易忘記，過少則降低效率。一般信息傳遞都遵守7±2原理，因為年輕人的記憶廣度大約為7個單位（阿拉伯?dāng)?shù)字、字母、單詞或其他單位）過多或偏少都不適宜。

為了確保信息溝通工作的順利進行，華為要求所有的工作人員在溝通中必須提前制訂溝通計劃，明確信息溝通的相關(guān)人、信息溝通形式、信息發(fā)放時間和發(fā)放方式等內(nèi)容，并制定出詳細(xì)的信息發(fā)放日程表。

在華為，為了避免“聽錯”的現(xiàn)象，公司要求員工掌握一項基本的工作技能——學(xué)會傾聽。

通常情況下，華為員工在傾聽管理者安排任務(wù)時，都是按照備好紙筆、認(rèn)真傾聽、最終確認(rèn)這三個步驟進行的。

在管理者布置任務(wù)時，你當(dāng)時可能記得清清楚楚，可是正式開始工作時，又遺忘了部分細(xì)節(jié)。這時，若再去向管理者確認(rèn)又擔(dān)心給管理者留下工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠∠螅瑫r也會打擾管理者工作。所以，華為的員工們會事先準(zhǔn)備好紙、筆，用來記錄管理者的重要指示。

從華為員工筆記本上，我們可以看到他們用自己習(xí)慣的關(guān)鍵詞或符合所填寫的《任務(wù)記錄單》，上面記錄著布置的任務(wù)重點。

任務(wù)記錄單看似簡單，但如果不能認(rèn)真傾聽、把握管理者的真實意圖和話題重點，填寫工作不免流于形式。因此，華為員工很注重傾聽過程，不僅會在任務(wù)記錄單上標(biāo)注關(guān)鍵詞，偶爾還會有管理者當(dāng)時的情緒狀態(tài)詞。

在華為，人人都深知溝通非常重要。它不僅是一項工作技能，而且是影響團隊績效的關(guān)鍵因素之一，每個人在工作中必須充分重視它。

事實上，如果我們將溝通的信息分為四個區(qū)域，那么可以如下圖所示：

溝通，其實就是要不斷擴大“公開區(qū)域”。

我們可以請教反饋，主動去獲取；自我暴露，讓對方知道自己的小秘密；共享發(fā)現(xiàn)，主動獲取和主動交代之間尋求溝通。

無論是管理者還是企業(yè)員工，都應(yīng)該關(guān)注、管理資源，讓自己的工作得到足夠支持，人員之間及時溝通交流，從而圓滿完成工作任務(wù)。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)樹立資源管理意識。在項目經(jīng)理的帶動下，項目團隊對人、事、物等資源進行合理統(tǒng)籌之后，讓項目工作按照正常的工作計劃向前推進。

在推進項目的過程中，大家應(yīng)當(dāng)合理掌握溝通技巧和方法，并將其運用于實踐之中，指導(dǎo)項目的開展。